2018AJANKOHTAISTAAjankohtaista alalla 2018

Joulukuun lakikysymys: Onko sähköinen valtakirja pätevä?

Asunto-osakeyhtiölaki ei sisällä valtuutusta koskevia muotomääräyksiä eli sen voi tehdä niin kirjallisesti kuin suullisestikin. Valtuutus voidaan tehdä myös sähköisesti, esimerkiksi sähköpostin tai tekstiviestin välityksellä. Mitkä seikat silloin täytyy ottaa huomioon?

Valtakirjan avulla voidaan valtuuttaa henkilö tekemään oikeustoimia toisen henkilön puolesta ja osoittaa valtuutus kolmannelle osapuolelle. Tyypillisesti taloyhtiössä tarvitaan valtakirjaa silloin, kun osakas valtuuttaa toisen henkilön käyttämään hänen puhe- ja äänioikeuttaan yhtiökokouksessa. Valtuutusten tarkistaminen ja päätös valtakirjan kelpoisuudesta on viime kädessä yhtiökokouksen puheenjohtajan tehtävä.

Kun valtuutus tehdään sähköisesti, valtuuttajan on ensinnäkin varmistuttava siitä, että tieto valtuutuksesta saavuttaa oikean tahon, esimerkiksi isännöitsijän. Osakas kantaa oikeudenmenetysten riskin, jos valtuutus ei saavu ajoissa perille. Toiseksi, jotta tieto valtuutuksesta voidaan hyväksyä, valtuuttajan täytyy olla tunnistettavissa sähköpostin tai tekstiviestin perusteella.

Jos tieto valtuutuksesta lähetetään sähköpostitse suoraan valtuutetulle, yhtiökokouksen puheenjohtajan on lähtökohtaisesti hyväksyttävä valtuutus samalla tavalla kuin tavanomaisen kirjallisen valtakirjan perusteella, vaikka hänellä ei ole varmuutta henkilökohtaisesti valtuutuksen antajasta. Edellytyksenä kuitenkin on, että sähköpostivaltuutuksesta käy ilmi sähköpostin lähettäjän osoite ja koko nimi. Samat säännöt pätevät silloinkin, kun osakas lähettää tiedon valtuutuksesta suoraan esimerkiksi puheenjohtajalle tai isännöitsijälle.

Tekstiviestitse toimitetun valtuutuksen kohdalla tilanne on haastavampi, koska pelkästään puhelinnumero ei yleensä varmenna valtuuttajan henkilöllisyyttä riittävän luotettavasti. Asian voisi mahdollisesti ratkaista siten, että osakas ottaa ensin tunnistautumista varten puhelimitse yhteyttä esimerkiksi puheenjohtajaan tai isännöitsijään välittäen tiedon valtuutuksesta ja lähettää vielä puhelun perään varmentavan tekstiviestin. Koska valtuutukselle ei ole asetettu muotomääräyksiä, voinee varmistusviestin toimitus tapahtua yhtä hyvin Facebook- tai Whatsapp -viestisovelluksen kautta. Kun huomioidaan Facebook-sovelluksen luonne henkilökohtaisena viestintäkanavana, on perustelua harkita sitäkin mahdollisuutta, että sen kautta lähetetty valtuutus osoittaa riittävästi valtuuttajan henkilöllisyyden.

Lue sarjan aiempia kysymyksiä:

Kuka vastaa takkahormien kunnossapidosta?
Asukkaan auto vaurioitui pihatalkoissa, kuka korvaa vahingon?
Miten vuokravakuus asetetaan, mitä siinä pitää huomioida ja mikä on takaajan vastuu?
Pihamaa on melkoinen temmellyskenttä, millaista käytöstä taloyhtiö voi rajoittaa?
Mitä parvekkeella saa tehdä, mikä on kiellettyä?
Yhtiökokouksen pöytäkirjantarkastaja, mitä rooliin kuuluu? Entä, jos tehtävään valittu henkilö ei suostu allekirjoittamaan pöytäkirjaa?
Kellaritilasta pyörävarasto, entä jos yhtiöjärjestyksen mukaan kellarikomerot kuuluvat osakkaille?
Osakas haluaa saada asiansa yhtiökokouksen käsittelyyn, mikä on oikea tapa toimia?
Voiko taloyhtiön hallitus periä ylimääräistä vastiketta osakkailta tilikauden aikana?