Ökade kostnader, stigande räntenivåer och delägarnas obetalda vederlag har under de senaste åren orsakat utmaningar för många bostadsbolag. Begynnande problem kan dock övervinnas genom aktiv uppföljning av ekonomin och snabba korrigerande åtgärder.
Tapio Tikkanen, konsult inom ekonomiförvaltning och beskattning på Veromo Oy, har länge arbetat med bostadsbolagens ekonomiförvaltning. Han har noterat att den allmänna ekonomiska åtstramningen även har ökat bostadsbolagens ekonomiska svårigheter.
De flesta bostadsbolag har ändå goda möjligheter att klara sina utmaningar. Det väsentliga är att bolagets styrelse och disponenten noggrant följer den ekonomiska utvecklingen och reagerar snabbt på upptäckta problem.
– Bostadsbolagets inkomster består av vederlag och utgifterna utgörs huvudsakligen av månatliga fastighetsskötselkostnader, såsom service-, energi- och vattenavgifter. Inkomster och utgifter är alltså i grunden relativt väl förutsägbara, även om exempelvis en exceptionellt kall vinter kan skapa kostnadstryck på energikostnaderna. Man får dock inte invaggas i en känsla av att ekonomin utvecklas jämnt och stabilt. God ekonomisk hushållning förutsätter alltid noggrann uppföljning, oberoende av bolagets ekonomiska situation, betonar Tikkanen.
Påminnelse redan vid det första obetalda vederlaget
Bostadsbolagens ekonomiska problem beror antingen på minskade inkomster eller oförutsedda utgifter, ibland båda.
– Obetalda vederlag får inte tillåtas att ackumuleras. Redan vid den första förseningen ska delägaren påminnas och om problemen fortsätter måste man vid behov gå så långt som att ta lägenheten i bolagetsbesittning. Det är viktigt att bolaget har en tydlig handlingsmodell för problemsituationer. Förutom disponenten ska även styrelsen vara uppdaterad om eventuella obetalda vederlag.
För oväntade utgifter bör bostadsbolaget ha en tillräcklig buffert i kassan så att större räkningar än vanligt inte orsakar en omedelbar likviditetskris. Om en faktura däremot är felaktig ska den naturligtvis reklameras utan dröjsmål.
– Bostadsbolaget kan tvingas utföra oväntade reparationsarbeten vars kostnader inte har kunnat budgeteras. Branschorganisationerna rekommenderar att det i kassan finns en summa som motsvarar minst 3–4 månaders skötselvederlag för oförutsedda utgifter. I små bostadsbolag räcker inte ens detta särskilt långt, eftersom det faktiska beloppet då ofta inte är särskilt betydande.
Bör skötselvederlaget höjas?
Obetalda vederlag och stora oväntade kostnader är de första indikatorerna på att ekonomiska risker håller på att realiseras. Obalans mellan inkomster och utgifter leder förr eller senare till försämrad likviditet och bolagets oförmåga att klara sina ekonomiska förpliktelser.
– I en sådan situation måste man snabbt utreda vad betalningssvårigheterna beror på. Om vederlagen inte räcker till för att täcka bolagets kostnader och övriga förpliktelser måste man komma överens om att höja vederlaget eller ta ut ett extra vederlag. Samtidigt bör man förhandla med borgenärerna om betalning av skulder och vid behov med banken om omstrukturering av lån. I många bostadsbolag har styrelsen beviljats rätt att vid behov ta ut extra vederlag, men om kassaunderskottet är betydande kan fullmakten vara otillräcklig.
Tikkanen anser det viktigt att delägarna inte lämnas i ovisshet om bolagets försämrade ekonomiska situation.
– Det är viktigt att öppet kommunicera ekonomiska utmaningar till delägarna. Förvaltningen bör också överväga sitt eget ansvar om man väljer att hålla saken dold. Det är dock en svår gränsdragning när man särskilt bör informera om en utmanande situation, det vill säga utöver vad som tas upp på bolagsstämman. Om bolaget behöver ändra vederlagen eller förhandla om lånevillkor med banken krävs i vilket fall alltid beslut av bolagsstämman.
Kassaflödet är det centrala måttet på likviditet
Enligt Tikkanen ger det inte någon tydlig bild av bostadsbolagets likviditet att enbart följa banksaldot. Det är viktigare att följa kassaflödet, som byggs upp av bolagets inkomster och utgifter, samt en kassaflödesprognos. Genom att samtidigt följa budgeten kan man bedöma om inkomster och utgifter ligger i linje med den, eftersom vederlagen baserar sig på denna förhandsbedömning.
– Den tillsynsplikt över ekonomin som åligger bostadsbolagets förvaltning förutsätter kontinuerlig uppföljning. Ekonomiska rapporter i realtid från huvudbokföringen, som fås via elektroniska system för disponent- och ekonomiförvaltning, är ett viktigt stöd i hanteringen av bostadsbolagens ekonomi. Informationen måste dock förmedlas från disponenten även till styrelsen, säger Tikkanen.
Utöver den dagliga ekonomiska uppföljningen bör man alltid sätta sig in i bokslutet, även om det i sig innebär att man tittar i backspegeln, det vill säga på en redan avslutad period. Balansräkningen, resultaträkningen och andra ekonomiska rapporter ger en övergripande bild av bostadsbolagets situation under det avslutade räkenskapsåret.
– I bokslutet lönar det sig att fästa uppmärksamhet vid exempelvis fordringar på vederlag (obetalda vederlag) som bokförts i balansräkningen samt leverantörsskuldernas storlek i förhållande till bolagets likvida medel. I resultaträkningen är det särskilt skäl att granska kostnader som tydligt överstiger nivån för föregående räkenskapsår. Av budgetuppföljningen framgår hur väl man har hållit sig inom budgeten. Om avvikelser upptäcks ska en förklaring ges till vad de beror på. Man kan även kontrollera banksaldot vid bokslutstidpunkten, även om det som en enskild siffra och flera månader gammal uppgift inte säger särskilt mycket, instruerar Tikkanen.
Tips till styrelsen för en balanserad ekonomi
- Upprätta en realistisk budget för bostadsbolaget och fastställ vederlagen enligt den faktiska kostnadsnivån.
- Beakta under- och överskott från tidigare räkenskapsår i budgeteringen.
- Utnyttja elektronisk ekonomiförvaltning för att följa kassaflödesprognosen i realtid. Om sådan inte används måste likviditeten följas upp på andra sätt.
- Säkerställ att det finns en tillräcklig buffert på bolagets konto för oförutsedda utgifter (Fastighetsförbundet rekommenderar en summa som motsvarar minst 3–4 månaders skötselvederlag).
- Skaffa bolagsstämmans fullmakt att vid behov ta ut 1–2 månaders extra skötselvederlag.
- Agera mot obetalda vederlag och reklamera felaktiga fakturor utan dröjsmål.
Vidta åtgärder i tid om likviditeten hotar att försämras (t.ex. höjning av vederlag, förhandlingar med borgenärer om betalningsarrangemang samt omstrukturering av lån).
