Kuka vastaa mistä? Isännöitsijän ja hallituksen roolit taloyhtiössä

Asunto-osakeyhtiölaissa on tarkkaan määritelty yhtiön hallituksen ja isännöitsijän väliset tehtävät ja vastuunjako. Hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta sekä kiinteistön ja rakennusten pidon ja muun toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Hallitus vastaa myös yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonnan asianmukaisesta järjestämisestä. Isännöitsijän tehtävänä on huolehtia kiinteistön ja rakennusten pidosta ja hoitaa yhtiön muuta päivittäistä hallintoa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Isännöitsijä vastaa lisäksi yhtiön kirjanpidon lainmukaisuudesta ja varainhoidon järjestämisestä luotettavalla tavalla. Isännöitsijän on annettava hallitukselle ja sen jäsenelle tiedot, jotka ovat tarpeen hallituksen tehtävien hoitamiseksi. Hallituksen ja isännöitsijän välinen tehtävänjako ja vastuut ovat sinänsä selkeät.

Mitä isännöitsijä voi päättää itse?

Isännöitsijä voi tehdä päätöksiä ilman hallituksen erillistä hyväksyntää, kun ne liittyvät tavanomaiseen kiinteistönhoitoon ja pysyvät talousarvion puitteissa. Tyypillisiä esimerkkejä ovat pienet huolto- ja korjaustyöt, joihin on jo varattu määrärahat yhtiökokouksen hyväksymässä talousarviossa. 

Poikkeuksen muodostavat kiireelliset vahinkotilanteet. Jos taloyhtiössä tapahtuu esimerkiksi vesivahinko tai tulipalo, isännöitsijällä on oikeus ryhtyä välittömiin toimenpiteisiin lisävahinkojen estämiseksi, vaikka asia normaalisti kuuluisi hallituksen päätettäväksi. Hallitukselle on kuitenkin ilmoitettava toimenpiteistä mahdollisimman pian.

Hallituksen vastuu on laaja

Vaikka isännöitsijä huolehtii kiinteistön ja rakennusten pidosta ja hoitaa päivittäistä hallintoa, hallituksella on aina kokonaisvastuu yhtiön toiminnasta. Hallitus ei voi siirtää omaa vastuutaan isännöitsijälle, vaan sen on valvottava, että yhtiössä toimitaan lain ja osakkaiden edun mukaisesti.

Valvontavelvollisuuteen kuuluu myös isännöitsijän toiminnan seuranta. Jos hallitus laiminlyö valvontansa, se ei yleensä voi vedota siihen, ettei ollut tietoinen tapahtuneesta. Hallituksen jäsenten vastuuta arvioidaan henkilökohtaisesti, minkä vuoksi eriävä mielipide kannattaa tarvittaessa kirjata pöytäkirjaan.

Mistä ongelmia syntyy ja voiko niitä ehkäistä?

Yleinen syy ristiriidoille ja epäselvyyksille on kommunikaatiopuutteet. Isännöitsijä saattaa tehdä hankinnan tai päätöksen, jonka hallitus katsoo kuuluvan omaan päätösvaltaansa. Toisaalta hallitus saattaa odottaa isännöitsijän hoitavan asian ilman valtuutusta tai määrärahaa. Taustalla on usein epäselvästi määritelty vastuunjako.

Myös tiedonkulun puutteet aiheuttavat ongelmia. Mikäli hallitus ei saa riittävästi tietoa käynnissä olevista asioista, voi syntyä vaikutelma siitä, että isännöitsijä toimii omavaltaisesti, vaikka kyse olisi vain puutteellisesta raportoinnista.

Vakavammissa tapauksissa isännöitsijä voi toimia hallituksen ohjeiden vastaisesti tai ylittää toimivaltansa toistuvasti. Tällöin hallituksen on puututtava tilanteeseen nopeasti, tarkennettava toimintatapoja ja tarvittaessa harkittava jopa isännöitsijän vaihtamista.

Selvät pelisäännöt ja toimintamallit varmistavat hallinnon sujuvuuden

Taloyhtiön sujuva hallinto perustuu selkeisiin vastuihin ja toimintamalleihin. Koska hallituksen jäsenet ja osakkaat ovat usein maallikoita asunto-osakeyhtiöasioissa, isännöitsijältä edellytetään asiantuntemuksen lisäksi avointa ja aktiivista viestintää.

Paras tapa ehkäistä epäselvyyksiä on sopia toimintamalleista etukäteen. Isännöitsijän valtuuksien rajoja voidaan määritellä esimerkiksi hallituksen järjestäytymiskokouksessa. Samalla voidaan sopia euromääräisistä hankintarajoista sekä tilanteista, joissa hallituksen hyväksyntä tai erillinen raportointi hallitukselle on aina tarpeen.

Kun hallitus tietää, mitä taloyhtiössä tapahtuu, ja isännöitsijä tietää, mitä häneltä odotetaan, vältytään useimmilta ristiriidoilta. Selkeät pelisäännöt, säännöllinen tiedonkulku ja luottamukseen perustuva yhteistyö tekevät taloyhtiön päätöksenteosta sujuvampaa ja vähentävät tarpeettomia ongelmatilanteita.

Ota yhteyttä – autamme löytämään tilanteeseen sopivan ratkaisun.