Kokousasiakirjat sähköiseksi – onko se mahdollista?

Monessa taloyhtiössä kaikki asiakirjat tulostetaan ja postitetaan osakkaille, vaikka aineistoa voi kertyä kymmeniä sivuja. Onko tämä kuitenkaan pakollista?

Lyhyt vastaus: ei ole. Asunto-osakeyhtiölaki ei itse asiassa velvoita taloyhtiötä toimittamaan kokousasiakirjoja osakkaalle lainkaan. Lain mukaan riittää, että asiakirjat ovat nähtävillä vähintään kahden viikon ajan ennen kokousta. Lain mukaan riittää, että asiakirjat ovat osakkaiden saatavilla vähintään kahden viikon ajan ennen kokousta. Käytännössä aineisto on usein tutustuttavissa isännöintitoimiston toimipisteessä. 

Osakas voi toki pyytää asiakirjat itselleen, ja silloin niistä saa laskuttaa hallituksen hyväksymän kohtuullisen korvauksen. Kokouksessa asiakirjat on lisäksi oltava kaikkien nähtävillä.

Mitä kokousasiakirjoihin kuuluu?

Tilinpäätös, toimintakertomus, tilintarkastus- ja toiminnantarkastuskertomus sekä hallituksen ja osakkaiden päätösehdotukset ja kunnossapitotarveselvitys. Käytännössä osakkaille jaettavia kokouksessa tarpeellisia asiakirjoja on lain tarkoittamia virallisia kokousasiakirjoja enemmänkin, esimerkiksi erilaiset taloyhtiön rakennusten kuntoa koskevat selvitykset voivat olla satoja sivuja pitkiä.

Sähköinen asiointi on jo arkea – tai sen pitäisi olla

Taloyhtiön hyvä hallintotapa -suositus on jo pitkään kannustanut toimittamaan asiakirjat sähköisesti, jos osakkaiden yhteystiedot sen mahdollistavat. Yleensä tämä on tarkoittanut sähköpostia eli samaa kanavaa, johon kokouskutsukin on pyydetty lähettämään.

Nykypäivän ratkaisu menee askeleen pidemmälle: osakas saa kokouskutsun sähköpostiin, ja viestissä kerrotaan, mistä kokousasiakirjat löytyvät – suoraan isännöinnin portaalista. Ei aikaa vievää tulostamista, eikä kallista postitusta.

Kenen päätös tämä on?

Sähköiseen asiointiin siirtymisestä kannattaa kertoa yhtiökokouksessa ja ottaa se siellä käsittelyyn. Oikeastaan hallituksella on toimivalta tehdä päätös itsekin. Hallitushan valitsee isännöitsijän ja sopii palvelun sisällöstä eli valitsee erilaisista isännöinnin palvelupaketeista, joista osaan portaalin käyttö voi kuulua. Yhtiöjärjestystä ei tarvitse muuttaa, eikä asiaa yleensä ole syytä kirjata siihen.

Muutamia käytännön vinkkejä siirtymiseen:

• Varaa riittävä siirtymäaika, jotta kaikki ehtivät tottua uuteen tapaan.
• Jos joku osakas haluaa asiakirjat jatkossakin paperisena, tarjoa se palveluna – joustavuus kannattaa.
• Pidä mielessä, mikä toimii juuri teidän yhtiössänne parhaiten.

Muutos on pieni, mutta sen vaikutus näkyy sekä kukkarossa että ympäristössä.