Papereita kierrätetään taloyhtiöissä edelleen pääosin perinteiseen tapaan, vaikka prosessi voisi sujua huomattavasti helpommin.
Sähköiset allekirjoitukset on tunnustettu oikeudellisesti päteviksi jo parikymmentä vuotta. Silti niiden luotettavuus saattaa edelleen herättää epäilyksiä. Kysymys on kuitenkin puhtaasti mielikuvista: paperille rustatussa nimikirjoituksessa on konkretian tuntua, vaikka allekirjoittajasta ei välttämättä ole mitään takeita.
– Oletus on edelleen, että perinteinen allekirjoitus on luotettava, vaikka todellisuudessa tiedämme, kuinka helposti niitäkin voi väärentää. On kuitenkin harvinaista, että perinteisen allekirjoituksen tekijä kiistetään ja allekirjoitus analysoidaan käsiala-asiantuntijan toimesta, Kuhanen, Asikainen & Kanerva Oy:n asianajaja Marina Furuhjelm kertoo.
Laki vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä luottamuspalveluista antaa tukevan perustan henkilön tunnistamiselle ja virallisten dokumenttien tekemiselle sähköisesti. Suomessa vallitsee sopimisen vapaus eli eri osapuolten on myös mahdollisuus päättää keskenään allekirjoittamisen tavasta, ellei sopimuskohteen osalta ole erityistä pakottavaa lainsäädäntöä.
Vahva tunnistautuminen useimmiten käytössä
Sähköisen allekirjoituksen palveluntarjoajia on useita, samoin erilaisia tunnistautumistapoja. Yleisimmin sähköistä allekirjoitusta tarjoavilla yrityksillä on käytössään vahva tunnistautuminen, mikä tarkoittaa pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai sähköisellä henkilökortilla tunnistautumista.
Esimerkiksi verkkopankkitunnistautumisen kautta mahdollisuutta vilunkipeleihin pidetään lähestulkoon olemattomana. Miinukseksi on puolestaan laskettu pitkien tunnuslukujen syöttäminen ja järjestelmän jähmeys verrattuna kevyempiin tunnistautumistapoihin. Pankkitunnuksiin pohjautuvat palvelut ovat myös maksullisia ja sopivat ainoastaan niille, joilta tunnukset löytyvät .
– Pankkitunnukset koetaan hyvin luotettavina ja käsittääkseni oikeustapaukset, joissa väärä henkilö on saanut toisen tunnukset käyttöönsä ovat melko harvinaisia. Lisäksi pankkitunnusten haltija vastaa siitä, että tunnukset eivät ajaudu väärien ihmisten käsiin, Furuhjelm sanoo.
Digitaalisesta allekirjoituksesta jää aina jälki
Vahvan tunnistautumisen ohella palveluntarjoajilla on yksinkertaisempia tapoja kuitata asiakirjoja, esimerkiksi sähköpostitunnistautuminen. Allekirjoituskutsun lähettäjä on vastuussa sähköpostiosoitteen aitoudesta samalla tavoin kuin kirjeen lähettäjä vastaa vastaanottajan tietojen oikeellisuudesta.
– Sähköpostiin kirjautuminen on kahden salasanan takana, jos mukaan lasketaan mobiililaitteeseen tai tietokoneelle kirjautuminen. Sähköpostitunnistautumisen etu on se, että riitatilanteessa on mahdollista selvittää tarkasti, missä, milloin ja millä laitteella allekirjoitus on tehty, Avaintec Oy:n myyntipäällikkö Meri Eerikinharju kertoo.
Avaintecin SignHero-allekirjoituspalvelussa dokumentti sinetöidään lopuksi sertifikaatilla eli asiakirjaa ei voi muuttaa allekirjoitusten jälkeen. Palveluun avataan lisäksi alkuvuodesta lisätunnistautumismahdollisuus, jossa hyödynnetään videokuvaa. Siinä asiakirjan allekirjoittaja ottaa itsestään videokuvan puhelimellaan ja lausuu koneen pyytämän sattumanvaraisesti valitun koodin.
– Sähköpostitunnistautuminen kuulostaa luotettavalta, mutta tavallisella ihmisellä voi olla vaikeuksia ymmärtää tekniikkaa, esimerkiksi asiakirjan sinetöintiä tai allekirjoituksen jäljittämismahdollisuutta. Sen sijaan lisätunnistautumismahdollisuus, jossa hyödynnetään videokuvaa on etenkin juristin näkökulmasta erittäin mielenkiintoinen. Riitatilanteessa allekirjoittaja voidaan kätevästi todistaa videoklipin avulla, Furuhjelm pohtii.
Helpompaa ja luotettavampaa
Taloyhtiöissä sähköinen allekirjoitus yksinkertaistaa ja helpottaa pöytäkirjojen ja tilinpäätösten tai erilaisten sopimusten, kuten urakkasopimuksen, kuittausta. Työvaiheita säästyy myös siinä, kun pöytäkirjat ja muut dokumentit valmistuvat saman tien sähköiseen muotoon. Näin ne ovat aina helposti saatavilla ja riski tärkeiden tietojen katoamiselle pienenee. Luotettavuuden kannalta on tärkeä huomioida, että digitaalisesta allekirjoituksesta jää aina varmemmat todisteet kuin paperi & kynä -vaihtoehdossa.
