2019AJANKOHTAISTAAjankohtaista alallaAjankohtaista alalla 2019Ajankohtaista toimistoltamme

Kiinteistöjuristin matkassa: Isännöitsijä, älä anna kiireen estää päätösten huolellista dokumentointia

Korvausvaatimukset isännöintiyrityksiä kohtaan ovat yleistyneet. Työn riittävä kirjallinen dokumentointi on paras keino selvitä siististi hankalasta tilanteesta. 

Uudiskohteesta löytyi valmistumisen jälkeen iso määrä yksittäisiä rakennusvirheitä kattomaalauksista kylpyhuoneisiin. Taloyhtiön hallituksen mielestä isännöitsijä ei reklamoinut virheistä ajoissa ja päätti vaatia korvauksia rakennuttajan sijaan isännöitsijältä. Rahalliset vaatimukset olivat mittavat.

Toisessa tapauksessa isännöintitoimiston piina alkoi isännöintisopimuksen päättymisen jälkeen. Taloyhtiössä oli tapahtunut sopimuksen voimassaolon aikana useita pieniä vahinkoja, ja hallitus työsti niistä jokaisesta erillisen vaatimuksen. Korvauksia haettiin entiseltä isännöitsijältä, jonka olisi pitänyt taloyhtiön mukaan esimerkiksi ymmärtää, että eräästäkin osakkaan muutostyöstä aiheutuu vahinko. Sopimussuhteen aikana kaikki toki sujui hyvin, mutta myöhemmin vaatimukset tipahtivat kuin salama kirkkaalta taivaalta isännöintitoimiston niskaan.

Epämääräisistä muistikuvista ei ole apua

Asianajaja Marina Furuhjelmin mukaan edellä mainitun kaltaiset korvausvaatimukset isännöintiyrityksiä kohtaan ovat viime vuosina yleistyneet selvästi, eikä ole lainkaan tavatonta, että vaatimukset esitetään vasta sopimuksen päättymisen jälkeen. Tällaiset tapaukset ovat luonteeltaan usein erittäin hankalia etenkin isännöintiyrityksen kannalta. 

äänileikkuri

Furuhjelm muistuttaa asunto-osakeyhtiölaista, jonka mukaan isännöitsijän on tarpeen vaatiessa osoitettava toimineensa huolellisesti. Todistaminen voi olla vaikeaa, ellei mahdotonta, jos tapaukseen liittyvät asiakirjat ovat aikoinaan palautettu entiselle asiakkaalle eivätkä tapahtumien yksityiskohdat ole tuoreena muistissa. Mutkikkaammaksi menee, jos asianosainen isännöitsijä ei enää edes työskentele talossa. 

Syytösten edessä sanallisista selityksistä ei ole apua. Sen sijaan isännöitsijän kertomuksen vahvistamiseen vaaditaan oikeudessa kovaa kirjallista faktaa: sähköpostikeskusteluja, muistiinpanoja ja pöytäkirjoja.  

Tarkkuutta etenkin reklamaation laatimiseen

On ymmärrettävää, että isännöitsijän kiireisen arjen keskellä kaikkea ei aina ehdi tai muista dokumentoida kaikkea. Monet asiat käydään läpi puhelimessa ja niistä sovitaan lennossa suullisesti. Silti Furuhjelm painottaa, että niin hoppu ei saa olla, että kirjalliset muistiinpanot jäävät tekemättä.

– Kaikista tärkeistä keskusteluista ja päätöksistä on löydyttävä kirjalliset dokumentit, joihin on myöhemmin mahdollista palata. Vaikka asiat sujuisivat asiakkaan kanssa helposti ja mutkattomasti, koskaan ei voi tietää, mitä yllätyksiä tulevaisuus tuo tullessaan. Neuvon isännöitsijöitä aina pelaamaan varman päälle, ja etenkin reklamaation tekemisessä vaaditaan erityistä tarkkuutta, Furuhjelm sanoo.

Ylipäätään Furuhjelm kannustaa isännöintiyrityksiä pohtimaan, miten tällaisiin yllättäviin tilanteisiin kannattaisi varautua. Esimerkiksi pöytäkirjat ovat taloyhtiön omaisuutta, mutta isännöintiyrityksellä on oikeus säilyttää kopio pöytäkirjasta myös sopimuksen päättymisen jälkeen. Kokonaisuus pitäisi katsoa laajasti ja pohtia, mitkä tiedot eri asiakkuuksista jätetään pidemmäksi aikaa isännöintijärjestelmään.

“Isännöitsijän kertomuksen vahvistamiseen vaaditaan oikeudessa kovaa kirjallista faktaa: sähköpostikeskusteluja, muistiinpanoja ja pöytäkirjoja.”

Mistä taloyhtiössä yleisimmin riidellään, onko kiistan kärjistyminen mahdollista estää ennen kuin päädytään oikeuteen? Tässä juttusarjassa käymme läpi yleisimmät eripuran aiheuttajat ja pohdimme, miten ongelmilta voitaisiin välttyä.

Lue sarjan muita osia:

Tarkasti laadittu maksuerätaulukko suojaa urakan tilaajaa
Perustajaosakkaan konkurssi on hankala tilanne kaikille — varsinkin, jos löytyy rakennusvirheitä
Jääräpäinen hallitus saattaa väittää yhtä, vaikka todisteet kertovat muuta – pahimmillaan muut osakkaat uskovat sokeasti kaiken
Laadi vuokrasopimus tarkasti – kuka hoitaa huoneiston epäkohdat kuntoon, lista liitteeksi
Hankala osakas voi aiheuttaa paljon hallaa – pysy asiassa, luota asiantuntijoihin
Hajuhaitta johti huoneiston hallintaanottoon — taloyhtiön keskusteleva ote ja rauhallinen toiminta kannatti
Kun taloyhtiö ummistaa silmänsä ongelmilta