Kun taloyhtiö asentaa kamerat tai sähköisen lukitusjärjestelmän, kyse ei ole vain teknisestä päivityksestä vaan myös yksityisyydestä ja lainsäädännöstä. Missä kulkee raja turvallisuuden ja asukkaan henkilötietojen suojan välillä? Mitä tietoja taloyhtiö saa kerätä ja millä ehdoin?
Kameravalvonta ja sähköiset lukitusjärjestelmät yleistyvät taloyhtiöissä. Syyt ovat käytännönläheisiä: halutaan parantaa turvallisuutta, ehkäistä ilkivaltaa ja helpottaa kulunhallintaa.
Sähköinen lukitus mahdollistaa kadonneiden avainten poistamisen käytöstä yhdellä napin painalluksella, ja kulunvalvonta tuo lisätietoa siitä, milloin ovia on avattu ja millä avaimilla. Kameravalvonta taas voi taltioida ulko-ovien tai varastotilojen tapahtumia, mikä helpottaa häiriöiden tai rikosten selvittämistä.
Oikeusnotaari Venla Kangasluoma, teit notaarityösi liittyen taloyhtiöiden kameravalvontaan ja sähköisiin lukitusjärjestelmiin. Millaisia juridisia reunaehtoja taloyhtiön on otettava huomioon tällaisten järjestelmien käyttöönottoa suunnitellessaan?
Kun taloyhtiö ottaa käyttöönsä kameravalvonnan tai sähköisen lukitusjärjestelmän, se alkaa samalla käsitellä asukkaiden henkilötietoja. Näiden tietojen käsittelyssä on noudatettava EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR) ja kansallista tietosuojalakia. Kyse ei siis ole pelkästään teknisestä hankinnasta, vaan myös yksityisyyden suojaan liittyvästä juridisesta kysymyksestä.
Mikä lasketaan henkilötiedoksi?
Henkilötietoja ovat lähtökohtaisesti kaikki sellaiset tiedot, joista henkilö voidaan tunnistaa suorasti tai epäsuorasti. Taloyhtiön tapauksessa tämä voi tarkoittaa esimerkiksi asukkaan nimeä ja huoneiston numeroa sekä tietoa siitä, millä avaimilla ovia on avattu. Henkilötietoa on myös kameratallenne, josta henkilö on tunnistettavissa. Kun tällaisia tietoja kerätään ja käsitellään, astuvat tietosuojasäännökset voimaan.
Miten kameravalvonnasta päätetään taloyhtiössä?
Järjestelmien asentaminen vaatii enemmistöpäätöksen yhtiökokouksessa asunto-osakeyhtiölain 6 luvun 26 §:n mukaisesti. Kyseessä on uudistus, jota kaikki osakkaat rahoittavat, joten pelkkä hallituksen päätös ei riitä. Päätöksen yhteydessä on syytä pohtia, miten tietosuojavelvoitteet huomioidaan jo ennen järjestelmän asennusta.
Mitä tarkoittaa ”suostumus” ja ”oikeutettu etu” taloyhtiön henkilötietojen käsittelyssä – ja miten ne eroavat toisistaan käytännössä?
Kun taloyhtiö käsittelee henkilötietoja, kuten kameravalvonnan tai sähköisen lukituksen kautta syntyvää dataa, se tarvitsee siihen aina laillisen perusteen. Yleisimmät lailliset käsittelyperusteet ovat suostumus ja oikeutettu etu. Suostumus tarkoittaa, että jokainen asukas antaa erikseen luvan tietojensa käsittelyyn, esimerkiksi kameravalvontaan tai kulunvalvontaan. Tällöin ilman suostumusta ei saa kerätä tietoja. Suostumus tulee olla myös peruutettavissa milloin tahansa.
Oikeutettu etu taas tarkoittaa, että taloyhtiöllä on niin vahva syy käsittelyyn, että tietoja saa kerätä ilman suostumusta. Syy voi olla esimerkiksi turvallisuuden parantaminen tai omaisuuden suojaaminen. Sitä varten täytyy kuitenkin tehdä etukäteen kirjallinen tasapainotesti, jossa punnitaan, painaako yhtiön etu enemmän kuin yksityisyyden suoja.
Mitkä ovat suostumuksen ja oikeutetun edun hyvät ja huonot puolet taloyhtiön näkökulmasta?
Suostumuksen etuna on selkeys. Jos asukas antaa luvan, tietojen käsittely on lähtökohtaisesti lainmukaista. Se on myös hallinnollisesti kevyempi vaihtoehto, koska esimerkiksi erillistä tasapainotestiä ei tarvita. Haittapuolena on kuitenkin se, että annetun suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa eikä ketään voi myöskään pakottaa antamaan suostumustaan. Tämä tarkoittaa sitä, että mikäli uudet asukkaat eivät suostu tietojensa käsittelyyn tai joku nykyisistä asukkaista peruuttaa suostumuksensa, voi järjestelmän käyttö voi jäädä vajaaksi tai estyä kokonaan.
Oikeutettu etu taas ei vaadi asukkaan lupaa, mikä tekee siitä käytännössä vahvemman ja ennustettavamman pohjan järjestelmille, kuten kameravalvonnalle tai kulunvalvonnalle. Sen käyttö edellyttää kuitenkin tarkkaa harkintaa ja dokumentoitua tasapainotestiä, jossa arvioidaan, ettei asukkaan yksityisyys vaarannu kohtuuttomasti. Myöskään mikä tahansa taloyhtiön intressi ei kelpaa oikeutetuksi eduksi, vaan kyseessä tulee olla tosiasiassa vahva etu.
Miten taloyhtiö voi arvioida, onko sen etu riittävän vahva ollakseen oikeutettu peruste? Mitä tasapainotesti sisältää ja miten se laaditaan?
Taloyhtiö voi arvioida etua ja sen vahvuutta tasapainotestin avulla. Tasapainotesti on kirjallinen arvio siitä, voiko taloyhtiö käsitellä henkilötietoja oikeutetun edun perusteella ilman asukkaiden suostumusta. Siinä punnitaan, onko yhtiön tavoite niin perusteltu, että se oikeuttaa tietojen käsittelyn, vaikka se hieman rajoittaisi yksityisyyttä. Testissä tulee kuvata, mitä tietoja kerätään, miksi niitä kerätään, miten vaikutuksia yksityisyyteen on rajattu, ja miksi yhtiön etu painaa enemmän kuin asukkaiden henkilötietojen suoja. Testi tulee tehdä aina etukäteen ennen käsittelyn aloittamista, ja se kannattaa säilyttää yhtiön dokumentaatiossa tietosuojavaltuutetun mahdollisia tarkastuksia varten. Toimintaa voidaan tarkastaa, jos joku asukas tekee valituksen tai viranomainen muuten havaitsee syyn epäillä lainvastaisuutta henkilötietojen käsittelyssä.
Mitä neuvoja antaisit taloyhtiöille, jotka tällä hetkellä pohtivat kameravalvonnan tai sähköisen lukituksen käyttöönottoa?
Ennen kuin mitään järjestelmiä otetaan käyttöön, taloyhtiön tulisi aloittaa avoin keskustelu osakkaiden ja asukkaiden kanssa. Näin voidaan tarkemmin ottaa huomioon kaikkien tarpeet sekä huolenaiheet järjestelmiin liittyen.
Taloyhtiön kannattaa ennen henkilötietojen käsittelyyn ryhtymistä myös pohtia, soveltuuko suostumus vai oikeutettu etu juuri kyseisen taloyhtiön tarpeisiin paremmin. On aina arvioitava yksittäistapauksittain, milloin tulisi käyttää mitäkin käsittelyperustetta. Kun käsittelystä päätetään yhtiökokouksessa, olisi hyvä, että henkilötietojen käsittelyn toteutustapa voitaisiin myös esitellä mahdollisimman tarkoin.
Suostumusperusteisessa käsittelyssä taloyhtiön tulee ottaa huomioon, ettei yhtiökokouksen päätös käsittelyn aloittamisesta ole GDPR:n mukainen suostumus, vaan suostumus tulee hankkia erikseen jokaiselta, jonka henkilötietoja käsitellään.
Lue lisää:
Ilkivalta taloyhtiössä – parhaat keinot vähentää tihutöitä
Kuva: Shutterstock
