Yhtiökokouskutsu on paljon enemmän kuin hallinnollinen rutiini. Kutsun huolellisella laatimisella ja toimittamisella varmistetaan, että yhtiökokouksessa tehtävät päätökset kestävät myös oikeudellisen tarkastelun.
Yhtiökokouksen koolle kutsuminen on taloyhtiön hallituksen vastuulla, mutta käytännön työn hoitaa useimmiten isännöitsijä. Vain poikkeustapauksissa Lupa- ja valvontavirasto (LVV) voi valtuuttaa kokouksen koollekutsumisen toiselle hakijalle, kuten osakkeenomistajalle.
Vaikka isännöitsijä valmistelee yhtiökokousasiakirjat hallituksen toimeksiannosta ja hoitaa kutsun lähettämisen, viime kädessä oikeudellinen vastuu on taloyhtiön hallituksella.
Yhtiökokouskutsu ei siis ole pelkkä tekninen rutiini, vaan juridisesti merkittävä asiakirja. Jos sen sisällössä on muotovirheitä tai kutsua ei ole toimitettu lain ja yhtiöjärjestyksen edellyttämällä tavalla, seuraukset voivat ulottua itse yhtiökokouksessa tehtyjen päätösten pätevyyteen. Tästä syystä kutsun laatijalta vaaditaan erityistä huolellisuutta.
Milloin ja kenelle yhtiökokouskutsu toimitetaan?
Varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Yhtiökokouskutsu toimitetaan kirjallisesti osakkaille viimeistään kaksi viikkoa ennen kokousta. Lisäksi lähettäjän tulee olla tarkka siinä, että yhtiökokouskutsu saavuttaa kaikki asianosaiset. Jos useampi henkilö omistaa yhdessä osakehuoneiston, on kokouskutsu lähetettävä heistä jokaiselle – elleivät he ole ilmoittaneet yhtiölle yhteistä edustajaa.
Yhtiökokouskutsu toimitetaan osakkeenomistajille yhtiön tiedossa olevien yhteystietojen mukaisesti joko postitse tai sähköpostitse. Nämä yhteystiedot on tallennettu osakehuoneistorekisteriin osakkeenomistajan ilmoituksen perusteella.
Jos kutsumenettelyssä tapahtuu virhe, kokousta ei yleensä voida pitää, elleivät kaikki osakkeenomistajat anna siihen suostumustaan. Tällöin pelkkä kokoukseen osallistuvien osakkaiden suostumus ei riitä.
Eräässä tapauksessa taloyhtiö toimitti ylimääräisen yhtiökokouksen kutsun selvästi alle lain edellyttämän kahden viikon määräajan, ja yksi osakas jäi kutsun ulkopuolelle. Kokouksessa päätettiin autopaikan osakkeiden lunastamisesta. Tuomioistuin arvioi asiaa kokonaisuutena, mutta tapaus konkretisoi sen, että kutsun myöhästyminen ei ole vähäinen muotovirhe, vaan voi muodostua keskeiseksi perusteeksi päätöksen moittimiselle.
Kutsun toimittamisen ajankohdalla tarkoitetaan päiväystä, jolloin kirje jätetään postiin kuljetettavaksi tai sähköpostin lähetysajankohtaa. Jos yhtiöjärjestyksessä vaaditaan kokouskutsun lähettämistä kirjattuna kirjeenä, määräystä on noudatettava.
Yhtiökokouskutsun pakollinen sisältö
Yhtiökokouskutsussa on mainittava yhtiön virallinen nimi, kokouksen koollekutsuja sekä kokouksen aika ja paikka. Lisäksi kutsussa on yksilöitävä selkeästi kokouksessa käsiteltävät asiat, jotta osakkailla on mahdollisuus perehtyä niihin etukäteen ja varautua keskusteluun.
Osakkaan kannalta erityisen merkityksellisiä ovat laajat korjaus- ja perusparannushankkeet. Yhtiökokouskutsussa on kerrottava, millaisesta hankkeesta on kyse, milloin se on tarkoitus toteuttaa sekä millaisia päätöksiä hankkeen rahoittamisesta on tarkoitus tehdä. Jos hanke rahoitetaan yhtiölainalla, kutsussa on mainittava myös mahdolliset lainannostopäätökset ja siihen liittyvät vakuusjärjestelyt.
Sekaannusten välttämiseksi on tärkeää varmistaa, että kutsussa käytetään yhtiön ”virallista” nimeä. Jos kokouskutsussa ”asunto-osakeyhtiö” on lyhennetty muotoon ”AsOy” yhtiökokous voidaan yleensä pitää. Jos esimerkiksi yhtiön nimeen sisältyvä kadun numero on jäänyt kutsusta pois, on varsinainen yhtiökokouskutsu syytä toimittaa uudelleen.
Yhtiökokouskutsussa on ilmoitettava, missä ja milloin kokousasiakirjat ovat osakkeenomistajien nähtävänä. Kutsun laatijan on syytä varmistaa, että kutsussa käytetään yhtiön virallista nimeä kokonaisuudessaan, sillä virheellinen nimi voi edellyttää kutsun toimittamista uudelleen. Lisäksi kutsussa on ilmoitettava kokoukseen osallistumistapa etukäteen sekä se, onko ilmoitettu osallistumistapa osakkaalle sitova.
Lue lisää:
Tulosta tästä keskeinen yhtiökokoussanasto tästä.
Kuva: Shutterstock
