Varajäsen on lain mukaan kutsuttava kokoukseen aina silloin, kun hallituksen joku varsinainen jäsen on estynyt. Yhtiö voi kuitenkin päättää käytännöstä kutsua varajäsenet kaikkiin hallituksen kokouksiin – se on suositeltava toimintatapa.
Miksi varajäsenet kannattaa kutsua paikalle aina?
Viimeistään hallituksen järjestäytymiskokouksessa olisi hyvä päättää, kutsutaanko varajäsenet paikalle aina vai ainoastaan tarvittaessa. Lisäksi on hyvä sopia varajäsenten kutsujärjestyksestä, mikäli tätä ei ole vielä yhtiökokouksessa päätetty. Varajäsenten kutsuminen kaikkiin kokouksiin on suositeltavaa, sillä tällöin varajäsen on valmiiksi jo paikalla, mikäli varsinaiselle jäsenelle tulee viime hetken este.
Useimmissa taloyhtiöissä on tapana kutsua varajäsenet hallituksen kokoukseen paikalle aina, vaikka hallitus olisi täysimääräisesti koolla. Säännöllisesti kokouksiin osallistumalla varajäsenet pysyvät paremmin selvillä meneillään olevista asioista. Aktiivisilla hallituksen varajäsenillä on lisäksi parempi mahdollisuus siirtyä tarvittaessa hallituksen varsinaisiksi jäseniksi. Hallituksella ei sinänsä ole kuitenkaan velvollisuutta kutsua varajäsentä kokouksiin.
Varajäsenen oikeudet varsinaisten jäsenten ollessa paikalla
Kokouksissa, joissa paikalla ovat kaikki varsinaiset jäsenet, ei varajäsenellä ole äänioikeutta eikä häntä oteta huomioon laskettaessa hallituksen kokouksen päätösvaltaisuutta tai hallituksen päätöksen edellyttämää enemmistöä. Varajäsenellä ei myöskään ole näissä tilanteissa automaattisesti puheoikeutta, mutta se voidaan hänelle myöntää. Jos varajäsenet osallistuvat hallituksen päätöksentekoon, vaikka kaikki varsinaiset jäsenet ovat paikalla, päätös on tehty virheellisessä järjestyksessä eikä sitä pidetä pätevänä.
Kokouspalkkiota voi nostaa vain sellainen varajäsen, joka toimii varsinaisen jäsenen tilalla. Yhtiökokous voi kuitenkin päättää, että palkkio maksetaan kaikista kokouksista myös varajäsenelle. Kokouspalkkioiden maksamisella kaikista kokouksista on keino kannustaa varajäseniä osallistumaan hallituksen kaikkiin kokouksiin.
Muista nämä
- Varajäsenet voidaan kutsua kaikkiin hallituksen kokouksiin ja he saavat osallistua, vaikka kaikki varsinaiset jäsenet olisivat paikalla.
- Kaikkien varsinaisten jäsenten ollessa läsnä, varajäsenillä ei ole äänioikeutta.
- Kaikkien varsinaisten jäsenten ollessa läsnä, varajäsenillä ei automaattisesti ole puheoikeutta.
- Lähtökohtaisesti kokouspalkkiota maksetaan vain varajäsenelle, joka toimii varsinaisen jäsenen tilalla.
(Päivitetty 4.8.2025)
Kuva: Shutterstock
