Yhtiökokouskauden lähestyessä kokosin yhteen keskeisimmät yhtiökokoukseen liittyvät asiat muistilistaksi taloyhtiön hallituksille ja osakkaille.
1. Kokouskutsu sähköpostiin – miten osakkaan tulee toimia?
Taloyhtiöt saavat nykyisin osakkaiden yhteystiedot yhtiökokouskutsun toimittamiseksi Maanmittauslaitoksen ylläpitämästä osakehuoneistorekisteristä. Jos osakas haluaa yhtiökokouskutsun sähköpostitse, on tärkeää muistaa, että osakkaan tulee ilmoittaa yhteystietomuutoksesta viralliselle kokousosoitteiden hallinnoijalle eli Maanmittauslaitokselle.
2. Valtakirja
Valtakirja on hyvä – ja yhteisomistustilanteissa välttämätön – tapa varmistaa äänioikeus yhtiökokouksessa. Useimmiten valtakirjalomake on myös kokouskutsun ohessa eli valtuutus on tehty osakkaille myös helpoksi. Valtuutus ja valtakirja on syytä huomioida tänä keväänä myös asuntokauppojen yhteydessä: näin varmistetaan Maanmittauslaitoksen omistajakirjausruuhkista huolimatta uuden osakkaan osallistumisoikeus yhtiökokoukseen.
3. Etäkokous
Etäkokouksia on harjoiteltu jo useita vuosia, joten toimintatavat alkavat olla hallussa. Joskus tekniset haasteet saattavat kuitenkin vaikuttaa kokouksen kulkuun. Tämä on huomioitu myös asunto-osakeyhtiölaissa: yhtiökokouksen puheenjohtaja voi päättää, että kokous keskeytetään teknisten ongelmien takia ja kokousta jatketaan neljän viikon kuluessa. Kokouksen keskeyttäminen on mahdollista, jos toimintahäiriö voi vaikuttaa kokouksen päätösten pätevyyteen ja se viivästyttäisi kokousta olennaisesti.
4. Päätöksenteko ja äänestäminen
Useimmiten yhtiökokouksen päätökset syntyvät ilman äänestystä osakkaiden ollessa yhtä mieltä päätettävänä olevasta asiasta. Silloinkin, kun äänestys on tarpeen, sujuu se jo monissa kokouksissa helposti ja nopeasti isännöintiyritysten käyttämien kokouspalvelujen avulla. Kokouksia ei tarvitse keskeyttää enää ääntenlaskun ajaksi, ja yhteiset asiat saadaan päätettyä ilman pitkiä maratonkokouksia.
Useimmat päätökset yhtiökokouksessa ovat tavallisia enemmistöpäätöksiä eli päätös syntyy, kun yli puolet annetuista äänistä sitä kannattaa. Myös isoista ja kalliista korjaushankkeista ja niiden rahoittamisesta päätetään tällä tavalla. Määräenemmistöpäätöksiä eli 2/3 kannatuksen vaatia päätöksiä on käsittelyssä harvemmin, tällainen on esimerkiksi yhtiöjärjestyksen muuttaminen.
6. Koeäänestys
Koeäänestys on erinomainen tapa selvittää henkilö ja ääni -periaatteella kokouksessa tehtyjen ehdotusten kannatusta. Siinä kokouksen puheenjohtaja tiedustelee vähemmän kannatusta saaneen ehdotuksen kannattajilta, haluaako joku varsinaisen, osakelukumääriin perustuvan äänestyksen järjestämistä. Sikäli kun haluaa, siirrytään viralliseen äänestykseen. Jos taas koeäänestyksen perusteella lopputulos näyttää jo selvältä, ei virallista äänestystä useimmiten vaadita. Tässä tapauksessa pöytäkirjaan tulee maininta päätöksen syntymisestä koeäänestyksen jälkeen yksimielisesti.
7. Kunnossapitotarveselvitys sisältää osakkaille tärkeää informaatiota
Yhtiökokouksessa esiteltävä kunnossapitotarveselvitys kertoo tulevien viiden vuoden aikana taloyhtiössä ajankohtaiset korjaustarpeet. Monissa taloyhtiöissä tehdään myös tätä lakimääräistä selvitystä pidemmän aikajänteen kunnossapitosuunnittelua, mikä on omistajien kannalta erinomainen asia. Tulevien remonttien ymmärtäminen ja niihin varautuminen on jokaiselle osakkaalle tärkeää tietoa, olipa sitten jatkamassa omistamista tai myymässä osakkeitaan.
8. Vastikkeet ja talousarvio
Varsinaisessa yhtiökokouksessa päätetään joka vuosi myös osakkailta kerättävistä vastikkeista. Tyypillisesti näitä ovat hoito-, pääoma- ja vesivastikkeet, joista jälkimmäistä kutsutaan useimmiten vesimaksuksi. Taloyhtiöissä voi olla muitakin vastikkeita käytössä – tämä selviää yhtiöjärjestyksestä ja kokousaineistosta. Kerättävillä vastikkeilla ja talousarviolla on linkitys: jos vastikkeita ehdotetaan perittäväksi hallituksen ehdottamaa pienempi määrä, tulisi myös menoja karsia talousarviosta samassa suhteessa.
Hyvä ja yleinen toimintapa on, että yhtiökokouksessa valtuutetaan hallitus perimään kahden kuukauden ylimääräiset hoitovastikkeet taloustilanteen niin vaatiessa. Näin vältetään ylimääräisen yhtiökokouksen pitäminen, jos vuoden varrella yhtiössä aiheutuukin menoja odotettua enemmän.
9. Muut kokouksessa käsiteltävät asiat
Kun päästään esityslistan ”Muut kokouksessa käsiteltävät asiat” -kohtaan, päätösasiat on jo paketissa ja tilaisuudessa siirrytään vapaamuotoisempaan keskusteluun ja seurusteluun. Keskustelussa mahdollisesti syntyvät uudet ideat päätyvät aikanaan seuraavien yhtiökokousten esityslistoille.
Jaana Sallmén,
asianajaja
