Kysy taloyhtiöstä: Mitä pitää muistaa välitystoimeksiantoon liittyvien asiakirjojen käsittelyssä ja säilyttämisessä?

Asuntokauppaan liittyvät asiakirjat on lain mukaan säilytettävä viisi vuotta toimeksiannon päättymisestä. Lisäksi täytyy ottaa huomioon kymmenen vuoden vanhentumisaika vahingonkorvausvastuiden osalta sekä rahanpesulaki.

Asiakirjojen henkilötietojen käsittelyssä tulee aina huomioida välitysliikkeiden velvollisuus noudattaa Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta. Kansallisella tasolla tietosuoja-asetusta täsmentää tietosuojalaki. 

Välitystoimeksiantoon liittyvien asiakirjojen säilyttämistä säätelee paitsi laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (välitysliikelaki) myös rahanpesulaki. Molemmat vaikuttavat asiakirjojen käsittelyyn ja säilyttämiseen. 

Välitysliikelain mukaisesti toimeksiantopäiväkirja, toimeksiantosopimukset liitteineen, tarjousasiakirjat, esitteet ja muut toimeksiantoon liittyvät asiakirjat on säilytettävä viisi vuotta toimeksiannon päättymisestä. Viisi vuotta kestävä velvollisuus säilyttää asiakirjat on laissa säädetty vähimmäisvaatimus. 

Vahingonkorvausvastuun vanhenemisaika on kymmenen vuotta

Viiden vuoden vähimmäisvaatimuksen lisäksi on syytä huomioida vanhentumislain mukainen kymmenen vuoden vanhentumisaika vahingonkorvausvastuiden osalta. Vahingonkorvausvastuusta johtuen asiakirjoja ja muita toimeksiantoon liittyviä aineistoja on syytä säilyttää kymmenen vuotta siitä, kun kaikki toimeksiantosopimukseen liittyvät toimet on suoritettu tai toimeksianto on päättynyt. Hyvän välitystavan ohjeissa suositellaankin välitystoimeksiannon asiakirjoille kymmenen vuoden säilytysaikaa vahingonkorvausvelan vanhentumisajasta johtuen. 

Huomio myös rahanpesulaki

Asiakirjojen säilyttämiseen liittyen tulee huomioida myös rahanpesulain mukaiset asiakirjojen säilyttämisvelvollisuudet. Ilmoitusvelvollisen tulee rahanpesulain mukaisesti pitää kaikki asiakkaan tuntemista ja liiketoimia koskevat asiakirjat ja tiedot olennaisina sekä ajantasaisina. Vakituisen asiakassuhteen päättymisen tai liiketoimen suorittamisen jälkeen asiakirjat on säilytettävä luotettavalla tavalla viiden vuoden ajan. Viisi vuotta on myös rahanpesulaissa vähimmäisvaatimus. Rahanpesulainkin osalta tulee huomioida vahingonkorvausvastuisiin liittyvä kymmenen vuoden vanhentumisaika. 

Rahanpesulain sääntelystä on huomioitava myös epäilyttäviä liiketoimia koskevien tietojen säilyttämisvelvollisuus. Tällaiset tiedot ja asiakirjat tulee pitää erillään asiakasrekisteristä eikä tietoja saa käyttää muuhun kuin rahanpesulaissa säädettyyn tarkoitukseen. Ilmoitusvelvollisen tulee säilyttää viiden vuoden ajan epäilyttävää liiketoimea koskevan ilmoituksen tekemistä varten kerätyt välttämättömät tiedot sekä näihin liittyvät asiakirjat. Asiakirjat ja tiedot tulee poistaa viiden vuoden kuluttua asiakassuhteen päättymisestä tai epäilyttävän liiketoimen suorittamisesta, mikäli niiden edelleen säilyttäminen ei ole tarpeen rikostutkinnan, vireillä olevan oikeudenkäynnin taikka ilmoitusvelvollisen tai sen palveluksessa olevan oikeuksien turvaamiseksi. Asiakirjojen edelleen säilyttämisen tarpeellisuus tulee tutkia viimeistään kolmen vuoden kuluttua siitä, kun säilyttämisen tarpeellisuus on viimeksi tarkistettu. 

Onko mielessäsi kiinteistöalan juridiikkaan liittyvä kysymys? Laita meille viestiä sähköpostitse osoitteeseen asiakaspalvelu@kak-laki.fi. Pyrimme vastaamaan sarjassa mahdollisimman moniin lukijoidemme esittämiin kysymyksiin.

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn