Asiantuntijamme vastaavat kerran kuukaudessa lakikysymykseen. Tällä kertaa pureudumme pöytäkirjantarkastajan rooliin.
Pöytäkirjantarkastaja voidaan valita myös ääntenlaskijaksi
Asunto-osakeyhtiölain 6 luvussa on säännökset yhtiökokouksesta. Sen pykälässä 23 on omat säännökset puheenjohtajasta, ääniluettelosta ja pöytäkirjasta. Yhtiökokous valitsee enemmistöpäätöksellä puheenjohtajan, jollei yhtiöjärjestyksessä toisin määrätä. Kokouksen alussa valitaan myös kokouksen pöytäkirjantarkastaja ja sihteeri. Pöytäkirjantarkastajia valitaan useimmiten kaksi eikä heidän tarvitse olla osakkaita. Samat henkilöt voidaan valita myös ääntenlaskijoiksi.
Puheenjohtajalla on kaksi lakisääteistä tehtävää: Hänen on huolehdittava siitä, että läsnä olevista osakkeenomistajista, valtuutetuista ja avustajista laaditaan ääniluettelo. Toiseksi puheenjohtaja varmistaa, että kokouksesta laaditaan pöytäkirja. Käytännössä puheenjohtaja kutsuu jonkun kokouksen sihteeriksi, ja sihteeri laatii pöytäkirjan. Yleensä sihteerinä toimii isännöitsijä.
Mitä pöytäkirjaan merkitään?
Pöytäkirjaan merkitään tehdyt päätökset ja äänestyksen tulos. Lisäksi pöytäkirjaan on otettava ehdotukset yhtiöjärjestyksen muuttamiseksi. Pöytäkirjaan ei kuitenkaan kirjata kokouksessa käytyjä keskusteluja. Ääniluettelo liitetään kokouksen pöytäkirjaan. Pöytäkirjat on numeroitava juoksevasti ja säilytettävä luotettavalla tavalla.
Lain mukaan yhtiökokouksen pöytäkirja pitää allekirjoittaa. Sen tekevät yhtiökokouksen puheenjohtaja, pöytäkirjantarkastaja ja hyvän kokoustavan mukaan myös sihteeri – jos sellainen on valittu. Jos valitaan useita tarkastajia, heidän kaikkien on allekirjoitettava pöytäkirja.
Pöytäkirjantarkastajan tehtävät
Pöytäkirjantarkastajan tehtävä on tarkistaa, että pöytäkirja vastaa kokousmenettelyä ja kokouksessa tehtyjä päätöksiä. Jos hän katsoo, ettei pöytäkirja vastaa yhtiökokouksen kulkua, hän voi pyytää puheenjohtajaa tai sihteeriä tekemään siihen muutoksia. Vaikka pyyntöön ei suostuttaisi, pöytäkirja on silti allekirjoitettava. Tarkastaja voi kuitenkin merkitä poikkeavan näkemyksensä joko pöytäkirjaan tai sen liitteeseen.
Pöytäkirja on viimeistään neljän viikon kuluttua kokouksesta pidettävä taloyhtiön isännöitsijän tai hallituksen puheenjohtajan hallussa osakkeenomistajien nähtävänä, ja siitä on pyydettäessä toimitettava jäljennös osakkeenomistajalle.
Pöytäkirjantarkastajalla on suoraan laista tuleva velvollisuus tehtävänsä suorittamiseen. Jos hän kieltäytyy pöytäkirjan allekirjoittamisesta, voidaan seuraavassa yhtiökokouksessa valita uudet tarkastajat. Uusien tarkastajien on täytynyt olla läsnä ensimmäisessä kokouksessa, jolloin he voivat jälkikäteen todeta pöytäkirjan kokouksen kulun mukaiseksi ja allekirjoittaa sen. Laki edellyttää vain yhden pöytäkirjantarkastajan allekirjoitusta puheenjohtajan lisäksi, joten se riittänee myös tässä tapauksessa.
