Koronakaranteeni on pakottanut myös taloyhtiöt ja isännöintiyritykset heittäytymään nopealla aikataululla sähköisten kokousten maailmaan. Onko alun perin sähköisellä ja digitoidulla asiakirjalla yhtä hyvä näyttöarvo kuin paperisella?
Pakon edessä tapahtuu kehitystä, joka muutoin veisi useita vuosia. Samalla huomataan, kuinka vaivatonta paikkaan ja aikaan sitomaton tekeminen myös taloyhtiöiden asioiden hoidossa lopulta on. Ehkä hetken kuluttua ihmettelemme aiempaa toimintatapaamme. Eihän kovin moni meistä enää vaivaudu asioimaan myöskään pankissa, vakuutusyhtiössä tai videovuokraamossa.
Sähköinen allekirjoitus on kätevä tapa kuitata asiakirjoja
Tätä pakolla otettua digiloikkaa voisi nyt laajentaa myös yhtiökokouksen jälkitoimiin: pöytäkirjat allekirjoitetaan sähköisesti ja samalla siirrytään kuin huomaamattaan sähköiseen arkistointiin, tuntuisihan hassulta tulostaa mappiin pöytäkirja, joka siihen asti on ollut paperiton. Ja kun paperittomuuden tielle on lähdetty, kannattaa sitä jatkaa.
Taloyhtiöissä sähköinen allekirjoitus yksinkertaistaa ja helpottaa kokouspöytäkirjojen lisäksi myös tilinpäätösten tai erilaisten sopimusten, kuten urakkasopimuksen, hyväksymistä. Työvaiheita ja aikaa säästyy myös siinä, kun pöytäkirjat ja muut dokumentit valmistuvat saman tien sähköiseen muotoon. Näin ne ovat aina helposti saatavilla ja riski tärkeiden tietojen katoamisesta pienenee. Se ainoa, alkuperäinen ja allekirjoitettu paperipöytäkirja tai muu dokumentti, kun hukkuu melko helposti vuosien saatossa.
Digitoitu asiakirja riittää asiakirjojen säilytysmuotona
Oma kysymyksensä on, mitä vanhoille, arkistoihin jo kerääntyneille mapeille voitaisiin tehdä? Digitoida ja hävittää paperiset tietoturvallisella tavalla? Tämä auttaisi myös isännöintipalvelujen ulkopuolella olevia taloyhtiöitä. Itsekin pienessä taloyhtiössä asuvana koen, että en halua uhrata kotimme säilytystiloja taloyhtiön mapeille, kun muitakin arkistointitapoja, kuten pilvipalveluja, on tarjolla.
Juridisesti kysymys kulminoituu siihen, onko alun perin sähköisellä ja digitoidulla asiakirjalla yhtä hyvä näyttöarvo kuin paperisella. Oikeudenkäymiskaaren todistelun uudistamista koskeneessa hallituksen esityksessä (HE 46/2014, 7 luvun 39 §:n yksityiskohtaiset perustelut) on jo joitakin vuosia sitten otettu tätä ajatusta tukeva kanta:
”Nykytekniikalla asiakirjasta saadaan käytännössä alkuperäisen veroisia jäljennöksiä, jotka tuomioistuimet säännönmukaisesti hyväksyvät todisteiksi. Siksi pykälän mukaan lähtökohtana olisi, että asiakirjasta saadaan esittää jäljennös. Tuomioistuin voisi kuitenkin esimerkiksi asiakirjaan kytkeytyvän erityisen oikeuden vuoksi tai siksi, että alkuperäistä asiakirjaa on tutkittava lähemmin sen selvittämiseksi, onko sitä oikeudettomasti muutettu, määrätä alkuperäisen asiakirjan esitettäväksi. Tuomioistuin voisi myös edellyttää, että jäljennös on oikeaksi todistettu, vaikka tästä ei enää erikseen säädettäisi. Tällaisessa tapauksessa olisi kysymys 8 §:n 4 kohdassa tarkoitetusta todisteen korvaamisesta luotettavammalla. Toisaalta jos alkuperäistä ei olisi enää saatavilla, kun esimerkiksi sähköisessä muodossa oleva asiakirja on tuhottu, jouduttaisiin tyytymään sähköisestä asiakirjasta ennen sen tuhoamista tehtyyn tulosteeseen.”
Kannattaa muistaa, että nykyinen, muutamia vuosia sitten päivitetty kirjanpitolainsäädäntö mahdollistaa paperittoman, sähköisessä muodossa tapahtuvan arkistoinnin sekä dokumenttien sähköisen allekirjoittamisen. Tämä toteutettiin poistamalla kirjanpitolaista paperisen säilytysmuodon vaatimus. Myöskään asunto-osakeyhtiölaissa ei määrätä, että pöytäkirjat pitäisi olla paperisessa muodossa, vaan todetaan vain pöytäkirjan sisältö- ja allekirjoitusvaatimus sekä velvollisuus säilyttää ne yhtiön koko olemassaolon ajan. Olisinkin valmis sanomaan, että paperia ei tarvitse laajemminkaan taloyhtiöissä 2020-luvulla säilyttää, vaan sähköiseksi jo alun perin syntynyt tai myöhemmin paperista digitoitu asiakirja riittävät hyvin asiakirjojen säilytysmuotona. Tätä koskeva ehdotus sai suuren kannatuksen myös oikeusministeriön kartoittaessa asunto-osakeyhtiölain muutostarpeita, ja uskoisin, että säilytysneutraalisuus todetaan nimenomaisesti lähitulevaisuudessa myös laissa.
Summa summarum: minusta jopa ennen mahdollista lainmuutosta, digitoidun ja paperisen asiakirjan välillä ei ole eroa ja jos asiakirjat päätetään digitoida, voi kaikki paperiasiakirjat hävittää tietoturvallisella tavalla.
Jaana Sallmén
Lakimies, varatuomari, LKV
