Valtakirja on kirjallinen suostumus, jolla osakas valtuuttaa toisen henkilön edustamaan itseään yhtiökokouksessa. Asunto-osakeyhtiölaki ei sisällä valtuutusta koskevia muotomääräyksiä eli myös sähköinen valtakirja on pätevä. Mitä seikkoja täytyy huomioida, kun kyseessä on esimerkiksi valtakirja sähköpostilla?
Valtakirjan avulla voidaan valtuuttaa henkilö tekemään oikeustoimia toisen henkilön puolesta ja osoittaa valtuutus kolmannelle osapuolelle. Tyypillisesti taloyhtiössä tarvitaan valtakirjaa silloin, kun osakas valtuuttaa toisen henkilön käyttämään hänen puhe- ja äänioikeuttaan yhtiökokouksessa. Valtuutusten tarkistaminen ja päätös valtakirjan kelpoisuudesta on viime kädessä yhtiökokouksen puheenjohtajan tehtävä.
Kun tehdään sähköinen valtakirja yhtiökokoukseen, valtuuttajan on ensinnäkin varmistuttava siitä, että tieto valtuutuksesta saavuttaa oikean tahon, esimerkiksi isännöitsijän. Osakas kantaa oikeudenmenetysten riskin, jos valtuutus ei saavu ajoissa perille. Toiseksi, jotta tieto valtuutuksesta voidaan hyväksyä, valtuuttajan täytyy olla tunnistettavissa sähköpostin tai tekstiviestin perusteella.
Jos tieto valtuutuksesta lähetetään sähköpostitse suoraan valtuutetulle, yhtiökokouksen puheenjohtajan on lähtökohtaisesti se hyväksyttävä – vaikka hänellä itsellään ei olisi varmuutta valtuutuksen antajasta. Edellytyksenä kuitenkin on, että sähköpostivaltuutuksesta käy ilmi sähköpostin lähettäjän osoite ja koko nimi. Samat säännöt pätevät silloinkin, kun osakas lähettää tiedon valtuutuksesta suoraan esimerkiksi puheenjohtajalle tai isännöitsijälle.
Entä sitten tekstiviesti tai some?
Tekstiviestitse toimitetun valtuutuksen kohdalla tilanne on haastavampi, koska pelkästään puhelinnumero ei yleensä varmenna valtuuttajan henkilöllisyyttä riittävän luotettavasti. Asian voisi mahdollisesti ratkaista siten, että osakas ottaa ensin tunnistautumista varten puhelimitse yhteyttä esimerkiksi puheenjohtajaan tai isännöitsijään välittäen tiedon valtuutuksesta ja lähettää vielä puhelun perään varmentavan tekstiviestin. Koska valtuutukselle ei ole asetettu muotomääräyksiä, voinee varmistusviestin toimitus tapahtua yhtä hyvin Facebook- tai Whatsapp -viestisovelluksen kautta. Kun huomioidaan Facebook-sovelluksen luonne henkilökohtaisena viestintäkanavana, on perustelua harkita sitäkin mahdollisuutta, että sen kautta lähetetty valtuutus osoittaa riittävästi valtuuttajan henkilöllisyyden.
Lue sarjan aiempia kysymyksiä:
Yhtiökokous teki päätöksen, voiko sitä muuttaa?
(artikkeli kirjoitettu 18.12.2018)
Kuva: Unsplash