Yhtiökokoukseen osallistuminen edellyttää lähtökohtaisesti osakkeenomistajalta fyysistä läsnäoloa tilaisuudessa. Etäosallistumismahdollisuus voidaan kuitenkin nykyään sallia tietyissä tilanteissa.
Etäosallistuminen yhtiökokouksessa onnistuu esimerkiksi reaaliaikaisen kuva- tai ääniyhteyden tai tietoverkkoyhteyden kautta. Lisäksi se voidaan toteuttaa postin, sähköpostin, faksin tai muun vastaavan yhteyden avulla. Jälkimmäisessä vaihtoehdossa osakkaan täytyy ilmoittaa ennen yhtiökokousta kantansa siellä käsiteltäviin asioihin.
Etäosallistumismahdollisuudesta voidaan määrätä yhtiöjärjestyksessä. Myös hallitus voi tarvittaessa ja tapauskohtaisesti hyväksyä osakkaan etäosallistumisen, vaikka yhtiöjärjestyksessä ei ole mainintaa osallistumisesta kokouspaikan ulkopuolelta tai etäosallistumista ei ole kokonaan kielletty yhtiöjärjestyksessä. Säännös ei kuitenkaan mahdollista sitä, että kokous voidaan pitää kokonaan teknisten apuvälineiden välityksellä.
Etäosallistumisen edellytyksenä on, että osallistumisoikeus ja ääntenlaskennan oikeellisuus pystytään selvittämään tavallisessa yhtiökokouksessa noudatettaviin menettelyihin verrattavalla tavalla. Taloyhtiön on ensinnäkin kyettävä varmistamaan etäosallistujan henkilöllisyys. Jos osakas ilmoittautuu osallistuvansa postin, sähköpostin tai faksin avulla, osallistumisoikeus ja ääntenlaskennan oikeellisuus ovat helposti toteutettavissa. Allekirjoitusten avulla voidaan varmentaa ja todentaa osakkaan henkilöllisyys ja sen myötä myös osallistumisoikeus. Tämän lisäksi osakkaan äänimäärän ja äänestyskannanoton on oltava todettavissa.
Ongelmaksi etukäteisessä etäosallistumisessa saattaa muodostua niiden yllättävien päätösehdotusten käsittely, joihin hallitus ei ole osannut varautua etukäteen. Tällöin on mahdollista, että osakkaiden etukäteen ilmoittamat kannanotot jäävät kokonaan huomiotta. Lisäksi lippuäänestykseen saattaa olla mahdotonta osallistua puhelimitse tai videoyhteyden avulla, jos yhtiökokous päättää suljetusta lippuäänestyksestä.
Yhtiökokouskutsussa on mainittava mahdollisuudesta osallistua kokoukseen postin välityksellä tai teknisen välineen avulla. Kutsussa on käytävä myös ilmi, jos osallistuminen kokoukseen teknisen välineen avulla rajoittaa osakkaan puhevaltaa, kuten mahdollisuutta osallistua äänestyksiin.
Lue sarjan aiempia kysymyksiä:
Onko sähköinen valtakirja pätevä?
Kuka vastaa takkahormien kunnossapidosta?
Asukkaan auto vaurioitui pihatalkoissa, kuka korvaa vahingon?
Miten vuokravakuus asetetaan, mitä siinä pitää huomioida ja mikä on takaajan vastuu?
Pihamaa on melkoinen temmellyskenttä, millaista käytöstä taloyhtiö voi rajoittaa?
Mitä parvekkeella saa tehdä, mikä on kiellettyä?
Yhtiökokouksen pöytäkirjantarkastaja, mitä rooliin kuuluu? Entä, jos tehtävään valittu henkilö ei suostu allekirjoittamaan pöytäkirjaa?
Kellaritilasta pyörävarasto, entä jos yhtiöjärjestyksen mukaan kellarikomerot kuuluvat osakkaille?
Osakas haluaa saada asiansa yhtiökokouksen käsittelyyn, mikä on oikea tapa toimia?
Voiko taloyhtiön hallitus periä ylimääräistä vastiketta osakkailta tilikauden aikana?
